Ordering office lunch without the drama, in five steps

Saya yang mengangkat telepon kalau ada kantor mau pesan makan siang. Dalam empat tahun, pola masalahnya selalu itu itu saja, dan hampir nggak pernah soal rasa. Ini lima langkah yang saya minta ke tiap client kantor baru, urut.

Satu: hitung headcount, lalu kurangi

Ini terdengar aneh tapi ikuti dulu. Kalau kantormu 30 orang, jangan pesan 30. Pesan 27 sampai 28.

Alasannya: di kantor mana pun, tiap hari ada yang cuti, ada yang lagi meeting di luar, ada yang bawa bekal, dan ada yang lagi diet. Dari data pesanan berulang kami di lima kantor di Sunset Road dan Renon, rata rata 8 sampai 12 persen orang nggak mengambil jatahnya.

Lalu tambah 2 kotak. Satu buat tamu yang kebetulan datang, satu buat resepsionis atau security yang selalu terlupa. Untuk kantor 30 orang, angka yang benar adalah 29 sampai 30 kotak, tapi dengan komposisi yang berbeda dari sekadar “30 orang, 30 kotak”, karena 2 dari itu memang cadangan yang boleh dibawa pulang.

Kalau kamu pesan rutin tiap minggu, dua bulan pertama catat berapa yang tersisa. Setelah itu angkanya akan stabil dan kamu bisa berhenti menebak.

Dua: tiga hal yang wajib kamu tulis di pesan pertama

Bukan menunya. Ini dulu:

1. Jam makannya, bukan jam kirimnya. Kalau kamu bilang “kirim jam 12”, kami datang jam 12 dan makanan baru sampai meja jam 12.20 setelah lift dan lobi. Kalau kamu bilang “makan jam 12”, kami berangkat lebih awal dan sampai jam 11.40. Beda dua puluh menit itu beda antara nasi hangat dan nasi suam.
2. Lantai berapa dan ada lift barang atau nggak. Ini bukan basa basi. Mengangkat 30 kotak ke lantai 3 tanpa lift butuh dua kali naik turun, dan itu 12 menit yang harus masuk hitungan.
3. Nama dan nomor orang yang menerima. Bukan nomor kantor, nomor HP orangnya. Pesanan yang paling sering bermasalah adalah yang penerimanya “bagian umum”.

Tiga: batas jam pesan itu nyata, dan beda per zona

Ini yang paling sering bikin kecewa, dan itu salah kami kalau nggak kami sampaikan di awal.

Kami belanja pagi. Daftar belanja dikunci malam sebelumnya. Jadi pesanan untuk besok punya batas jam, dan batasnya makin pagi kalau kantormu makin jauh:

• Sanur, batas 17.00 hari ini untuk besok
• Kuta, 16.00
• Seminyak, 15.00
• Canggu, 14.00
• Ubud, 13.00
• Uluwatu, 12.00

Alasannya bukan birokrasi. Satu mobil boks sanggup dua rit per pagi. Zona jauh memakan dua rit sekaligus, jadi pesanannya harus sudah ada di daftar lebih awal supaya rute paginya bisa disusun.

Kalau kamu telat lewat batas, tanya saja. Kadang masih bisa, kalau menunya nasi kotak harian dan zonanya dekat. Yang nggak bisa kami paksakan itu prasmanan dan tumpeng, karena keduanya butuh dapur menyala malam sebelumnya.

Empat: soal makanan khusus, tanyakan sekali di awal saja

Aturan praktis yang kami pakai untuk kantor di Bali selatan: sekitar 1 dari 12 orang butuh menu tanpa daging, dan biasanya vegetarian, bukan vegan penuh. Untuk kantor 30 orang berarti 2 sampai 3 kotak vegetarian.

Tapi jangan menebak. Tanya sekali ke grup kantor, catat namanya, lalu simpan daftarnya. Setelah itu kamu nggak perlu menanyakannya lagi tiap minggu, dan kami akan menempel stiker nama di kotak yang khusus supaya nggak tertukar.

Yang perlu kamu tahu tentang kami: dapur kami nggak memasak babi sama sekali, dan kami nggak memegang sertifikat halal. Dua kalimat itu berbeda, dan kami sengaja menulis keduanya apa adanya supaya kamu bisa memutuskan sendiri. Kalau kantormu butuh sertifikat resmi untuk acara tertentu, kami akan bilang jujur bahwa kami bukan pilihannya.

Lima: urusan administrasi, selesaikan sekali di depan

Untuk pesanan rutin, ini yang biasanya diminta bagian keuangan, dan lebih enak diurus sekali di awal daripada tiap bulan:

• Nomor PO atau nomor kontrak, kalau kantormu pakai
• Invoice bulanan atau per pesanan
• NPWP dan data perusahaan untuk faktur
• Termin pembayaran; kami biasa 14 hari untuk pesanan berulang, dan bayar di muka untuk pesanan pertama

Kami kirim rekap bulanan dalam satu berkas, lengkap dengan tanggal, jumlah kotak, dan menu tiap hari. Bagian keuangan biasanya lebih senang itu daripada 20 lembar nota.

Ringkasnya

Pesanan kantor yang mulus itu bukan soal vendornya hebat. Itu soal empat angka yang jelas sejak awal: berapa kotak, jam berapa makan, di lantai berapa, dan siapa yang menerima. Kalau empat itu jelas, sisanya urusan kami.

Kalau mau mulai, kirim saja empat angka itu ke WhatsApp kami. Kalkulator di halaman menu bisa kamu pakai dulu untuk melihat totalnya sebelum ngobrol, termasuk ongkos antar zonamu dan batas jam pesannya.