How many portions does a 40 person gathering need? Not 40

Pertanyaan yang paling sering masuk ke WhatsApp kami bunyinya begini: “Kak, acara 40 orang, pesan 40 porsi ya?”

Jawabannya hampir selalu tidak. Kadang kurang, sering kelebihan, dan dua duanya bikin rugi. Kalau kurang, ada tamu yang datang belakangan cuma dapat kerupuk. Kalau kelebihan, kamu bayar makanan yang besoknya dibuang karena nggak ada yang mau bawa pulang nasi santan yang sudah semalam.

Ini cara kami menghitungnya. Bukan rahasia dapur, cuma aritmatika yang jarang ditulis orang.

Satu: kotak dan prasmanan itu dua hitungan berbeda

Kalau kamu pesan nasi kotak, satu orang memang satu kotak. Tapi tambahkan 5 persen. Untuk 40 orang berarti 42 kotak. Dua kotak ekstra itu bukan basa basi: satu buat sopir atau panitia yang lupa dihitung, satu buat kotak yang penyok waktu diturunkan. Kami pernah kehilangan satu kotak karena jatuh dari tangga villa di Berawa. Sekarang selalu ada cadangan.

Prasmanan lain sama sekali. Orang nggak ambil satu piring, mereka ambil satu setengah. Angka yang kami pakai setelah 400an acara: tamu dewasa mengambil 1,4 sampai 1,7 kali porsi standar kalau makanannya enak dan acaranya santai.

Jadi 40 orang dewasa di prasmanan bukan 40 porsi. Itu 56 sampai 68 porsi kalau dihitung dari piring. Tapi kami nggak menjual “piring”, kami menjual porsi berat: 380 gram nasi plus lauk per porsi. Yang benar untuk prasmanan adalah jumlah tamu ditambah 15 persen, karena angka 380 gram itu sudah lebih besar dari satu piring biasa.

40 orang, prasmanan, jadi 46 porsi.

Dua: anak anak itu 60 persen, bukan setengah

Banyak yang menghitung anak sebagai setengah porsi. Terlalu sedikit. Anak usia 5 sampai 12 tahun makan sekitar 60 persen porsi dewasa, dan mereka makan lauk yang sama, cuma nasinya lebih sedikit. Itu sebabnya harga anak di semua menu kami tepat 60 persen dari harga dewasa, bukan 50 persen. Kami nggak mau memasang harga yang bikin dapur rugi tiap kali datang rombongan keluarga.

Anak di bawah 5 tahun biasanya makan dari piring orang tuanya. Jangan dihitung.

Contoh nyata dari ulang tahun di Sanur bulan lalu: 40 undangan, isinya 28 dewasa, 12 anak. Yang di bawah 5 tahun ada 3, jadi yang dihitung 9 anak.

• 28 dewasa + 15 persen = 32 porsi dewasa
• 9 anak + 15 persen = 10 porsi anak

Total 42 porsi, bukan 40. Kelihatannya mirip, tapi komposisinya beda dan harganya beda sekitar Rp 400.000 dibanding kalau semuanya dihitung dewasa.

Tiga: lama acara mengubah segalanya

Ini yang paling sering dilupakan. Acara dua jam dan acara lima jam butuh jumlah makanan yang berbeda untuk jumlah tamu yang sama.

• Di bawah 2 jam: orang makan sekali. Pakai angka dasar.
• 2 sampai 3,5 jam: orang balik ke meja prasmanan sekali lagi. Tambah 10 persen di atas angka dasar.
• Di atas 3,5 jam: mulai jadi acara makan berkepanjangan. Tambah 20 persen, dan pisahkan sesi. Kami biasanya menyarankan makanan berat di awal, lalu gorengan dan kue di jam ketiga, bukan semuanya ditumpuk di meja dari awal.

Alasannya sederhana: makanan yang duduk di meja selama lima jam bukan cuma jadi dingin, tapi jadi nggak aman. Lauk berkuah santan sudah harus turun dari meja setelah 3 jam di suhu ruang Bali.

Rumusnya, kalau kamu mau catat

Kotak    = (dewasa + anak 5 tahun ke atas) x 1,05
Prasmanan = (dewasa + anak 5 tahun ke atas x 0,6) x 1,15 x faktor durasi

faktor durasi: 1,0 di bawah 2 jam | 1,1 untuk 2 sampai 3,5 jam | 1,2 di atas itu

Kalikan porsi dewasa dengan harga dewasa, porsi anak dengan harga anak, tambah ongkos antar zonamu, selesai.

Kalau nggak mau ngitung manual, kalkulator di halaman depan sudah melakukan persis ini. Isi jumlah dewasa, jumlah anak, dan zonamu, lalu angkanya keluar lengkap dengan batas jam pesannya.

Yang kami sarankan kalau kamu ragu

Pesan sesuai angka rumus, jangan dibulatkan ke atas jauh jauh. Kalau kamu benar benar takut kurang, tambah satu menu murah sebagai penyangga, misalnya nasi kotak harian 5 porsi di samping prasmanan. Itu jauh lebih murah daripada menaikkan seluruh pesanan 20 persen, dan sisa nasi kotak masih layak dibawa pulang, sementara sisa prasmanan tidak.

Dan satu hal lagi: kasih tahu kami kalau tamunya banyak yang laki laki usia 20an atau habis olahraga. Angka 1,15 itu rata rata. Untuk rombongan surf camp di Canggu kami biasa pakai 1,3.